De mate van succes en de voordelen van digitaal ondertekenen worden bepaald door de keuze voor het product. En dus voor de leverancier. Producten voor digitaal ondertekenen kunnen uiteenlopen van handmatig een contract uploaden en versturen tot het volledig integreren en automatiseren van de workflow met uw bestaande systemen. Maar ook in de toegang tot het contract, de extra ondersteuning en de verificaties zijn er verschillen te ontdekken. De keuze voor de juiste leverancier bij het overstappen naar digitaal ondertekenen is afhankelijk van diverse factoren. Vraag uzelf daarom het volgende af.

1. Welk doel heeft u voor ogen?

Met digitaal ondertekenen kunt u, afhankelijk van het product, verschillende doelstellingen behalen. Is een fikse kostenbesparing uw grootste doelstelling? Dan is een geautomatiseerde workflow wenselijk zodat u naast een besparing op portokosten ook een efficiëntieslag maakt in de werkzaamheden van uw collega’s. Focust u op meer omzet en een hogere klanttevredenheid, dan kiest u voor een proces die het minst omslachtig werkt voor uw klant.

2. Een optimale aansluiting?

Ga voor uzelf na hoeveel contracten uw organisatie jaarlijks verstuurt en hoe het huidige proces in elkaar steekt. Denk hierbij ook aan het aantal personen dat een contract moet ondertekenen, op welke systemen het product aangesloten moet worden en wat er op dit moment wordt gedaan wanneer het contract niet tijdig wordt teruggestuurd. In hoeverre kan de leverancier en het product uw huidige processen ondersteunen en verbeteren?

3. Are you who you say you are?

Om de digitale handtekening waarde te kunnen geven, moet het duidelijk zijn wie het contract heeft ondertekend. Belangrijk hierbij is om u af te vragen welke vorm van identificatie en authenticatie er wordt gebruikt? Welke techniek wordt hiervoor toegepast? Welke mogelijkheden zijn er? Voorbeelden zijn: het overmaken van €0,01 voor het controleren van het IBAN en het uploaden van een foto van de identiteitskaart.

online indentificeren
(Bron:www.betaalvereniging.nl)

4. Alles digitaliseren?

In sommige gevallen kunnen fysieke overeenkomsten net wat meer kracht bijzetten. Voor het verkrijgen van een handtekening wanneer er geen digitale reactie is verkregen of voor het verlenen van service bijvoorbeeld. Is de combinatie digitaal en schriftelijk mogelijk? Hoe kan dit zo efficiënt mogelijk ingeregeld worden?

5. Meten = weten?

De veiligheid van een contract – dat digitaal is – wordt grotendeels bepaald door het type informatie dat wordt vastgelegd. Voorbeelden hiervan zijn datum en tijd van ondertekenen en het ip-adres. Wordt deze informatie automatisch vastgelegd? Kan deze informatie eenvoudig via een portal worden geraadpleegd?

6. Wat is de langetermijnvisie

De wetgeving en technologie (o.a. met betrekking tot dataveiligheid en schriftelijkheidseis) veranderen continu. Het is daarom belangrijk dat het product met deze ontwikkelingen mee verandert. Hoe wordt dit gewaarborgd?

Met bovenstaande vragen aan leveranciers kunt u een keuze maken in het juiste product en boekt u successen bij het overstappen naar digitaal ondertekenen. Wilt u sparren over dit onderwerp? Neem gerust contact met ons op.

 

Ontdek de voordelen van digitaal ondertekenen!

Abonneer je op "In Contact"

De nieuwsbrief van 4DMS, met inhoud over de thema's die ons - en onze klanten- in het dagelijkse leven bezig houden.
  • Met het verzenden van dit formulier ga je akkoord met het abonneren op de nieuwsbrief " In Contact" van Impress - 4DMS. Jouw gegevens zullen wij verwerken volgens ons Privacy Statement.
  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.