Voor leerlingen en studenten is het een spannende tijd: de stage, vaak hun eerste kennismaking met ‘het echte werk’. Voor uw school is het ook een formeel moment. Denk aan afspraken over de begeleiding, verzekering en aansprakelijkheid. In de praktijkovereenkomst staan de rechten en plichten van school, stagebedrijf en leerling.

Zowel stagebedrijf, school als leerling dient de praktijkovereenkomst te ondertekenen. Als de leerling jonger is dan 18 jaar, tekent de ouder/verzorger. Wanneer alles op papier wordt ondertekend, is de kans groot dat het een moeizaam proces wordt. Het document raakt onderweg kwijt, wordt vergeten of verdwijnt onder op de stapel. En wanneer het document opduikt, blijken de gegevens incompleet. Bovendien moet de school alle praktijkovereenkomsten van de leerlingen op een handige manier opslaan, een hele administratie. Ook bij onderwijsovereenkomsten (OOK’s), de contracten tussen school en leerling, zie je dezelfde knelpunten terugkomen.

Voordelen digitaal ondertekenen

Wat zijn nu de belangrijkste voordelen van digitaal ondertekenen? Allereerst is zowel het ondertekenen als het opslaan van de overeenkomsten veel gemakkelijker digitaal. Daarmee dringt u de administratieve lasten terug, toch een van de speerpunten binnen het onderwijs. Digitaal is veel makkelijker te volgen wie het document nog moet ondertekenen en zijn automatische herinneringen eenvoudig in te regelen. U heeft bovendien altijd en overal toegang tot de praktijkovereenkomsten.

Het digitaliseren van de documentstromen voor praktijk- en onderwijsovereenkomsten is bijzonder eenvoudig. Uw leerlingen ondertekenen de overeenkomsten digitaal, waardoor directe controles op hetgeen dat de leerlingen invult (of juist vergeet in te vullen) mogelijk zijn. Contracten komen op deze manier sneller en volledig retour. De wettelijke termijn van twee weken waarin de POK afgehandeld moet worden, is hiermee ineens eenvoudig te halen. Zodra de praktijk- of onderwijsovereenkomst is ondertekend, wordt deze toegevoegd aan de studentkaart in uw CRM-systeem. Op deze manier kunnen u én de studentadministratie de overeenkomst altijd raadplegen. Kortom: minder administratieve lasten, een kortere doorlooptijd en gebruiksvriendelijk voor uw studenten.

Automatisch en veilig

Hoe werkt het in de praktijk in het geval van drie handtekeningen? De verantwoordelijke persoon bij het stagebedrijf en de leerling ontvangen een e-mail met daarin het verzoek het contract te ondertekenen. Dat doen ze in een beveiligde omgeving. Bij het ondertekenen van een contract worden de volgende gegevens standaard bij een record opgeslagen: naam en e-mailadres van de persoon die de overeenkomst heeft ingevuld en ondertekend, datum en tijd van ondertekening en het IP-adres. In dit proces kun je aanvullend overige benodigde informatie van de stagebegeleider en leerling uitvragen. Met YourContract laat u een contract door meerdere personen digitaal ondertekenen en geeft u hierin ook een volgorde aan. Het contract wordt beschikbaar gesteld aan de tweede persoon als de eerste persoon digitaal heeft ondertekend. Dat gebeurt allemaal automatisch.

Benieuwd hoe u met digitaal ondertekenen op kosten kunt besparen en doorlooptijden kunt verkorten? Praat dan geheel vrijblijvend met onze consultants of kijk op YourContract.nl

Dit artikel verscheen eerder op YourContract.nl

Ontdek de voordelen van digitaal ondertekenen!

Abonneer je op "In Contact"

De nieuwsbrief van 4DMS, met inhoud over de thema's die ons - en onze klanten- in het dagelijkse leven bezig houden.
  • Met het verzenden van dit formulier ga je akkoord met het abonneren op de nieuwsbrief " In Contact" van Impress - 4DMS. Jouw gegevens zullen wij verwerken volgens ons Privacy Statement.
  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.